|
xxx Bevezetés
Árbevétel, raktárkészlet, rendelés állomány, tartozások, követelések, eredmény analízis, üzleti terv, hitelkeret, forgalom analízis, garanciális kötelezettség, szerviz ellátás…. Ezek mind ismerős fogalmak és minden cég életének fontos része ezen adatok és mutatók folyamatos figyelemmel követése és analizálása.
Minden cégvezető elvárása egy cégirányítási rendszerrel szemben, hogy bármely időpontban hiteles képet adjon az általa irányított vállalatról anélkül, hogy különböző formátumú és rendszerű jelentések halmazait kellene feldolgozni.
Minden vállalati középvezető elvárása is egyben, hogy minden pillanatban pontos képpel rendelkezzen a rábízott egységek működésére vonatkozóan, valamint bármilyen jelentési kötelezettségének eleget tudjon tenni.
Minden cégalkalmazott vágya is egyben, hogy tevékenységét jól körülhatárolhatóan tudja végezni, lehetőleg kellően függetlenül kollégák átláthatatlan tevékenységétől.
Ki az, aki nem szeretne az alábbi képeken látható információkhoz hozzájutni bármikor, pár másodperc alatt?
xxx Referencia rendszer működésének néhány jellemzője felhasználói szempontból
A referencia cégnél két éve üzemszerűen működő cégirányítási rendszer számítástechnikai környezetére jellemző, hogy az adatbázis tárolása és az adatbázis műveletek végrehajtása Intel alapú, Windows 2000 Szerver operációs rendszerrel működtetett Compaq ProLiant szerveren történik. A cég központjának munkaállomásai helyi hálózaton, míg a távoli telephelyek munkaállomásai bérelt vonalon keresztül Windows 2000 Client Server segítségével kommunikálnak a központi géppel. Minden munkahely állandó kapcsolatban van a központi kiszolgálóval, a szoftver minden adatbázis műveletet a központi szerveren hajt végre.
A referencia cég egészségügyi gépek, berendezések kereskedelmével és szervizelésével foglalkozó, árbevételét tekintve közepes méretűnek számító vállalat. A cég a budapesti központon kívül az országban öt regionális telephellyel rendelkezik. A foglalkoztatottak száma 28 fő. Az alkalmazottak közép-, és felsőfokú végzettséggel rendelkező szakemberek, illetve adminisztratív munkakört betöltő munkatársak. A cég összes alkalmazottja minden adminisztrációs tevékenységet a cégirányítási rendszerben végez. Az adatbázisban jelenleg mintegy 10.000 termék és 1.200 végfelhasználó adatait tárolják. A rendszer bevezetésekor az alkalmazottak "betanulási" ideje munkakörtől függően 1-7 nap között mozgott.
x A rendszer, kötelezően és teljes körűen működik, azaz nincs szükség és lehetőség párhuzamos papír alapú vagy szóbeli tevékenységre.
x A cég 28 alkalmazottjának munkakörét és felelősségét teljes mértékben követi a rendszer jogosultsági kiosztása.
x A felelős első számú vezető a cég tevékenységének és pénzügyeinek operatív irányításához minden szükséges információt rendszeresen megkap a rendszertől.
x A rendszer jogosultságainak paraméterezésével nem csak egyszemélyi vezetésre alkalmas, hanem az irányítás funkciói megoszthatók, figyelembe véve a cég döntési mechanizmusát. (A referencia cégnél a rendszer oly mértékben preferálja az egyszemélyi vezetőt, hogy csak neki van lehetősége pl. árat megállapítani.)
x Felhasználói szempontból a referencia rendszer legnagyobb értéke az, hogy két éves éles működés gyakorlatát és tapasztalatát hasznosítja.
x Ebben a cég kategóriában, amelyre a rendszert kifejlesztettük (kis- közepes cég kb. 100 alkalmazottig) a tapasztalatok azt mutatják, hogy nem a fokozatos, modulonként kialakított rendszerépítkezéssel és bevezetéssel lehet a legjobb eredményt elérni. Ezzel szemben a maximális operativitást és rugalmasságot, a céget egy egészként kezelő komplex irányítási rendszer jól előkészített, egy lépesben történő bevezetése adja.
xxx Az Xpert alkalmazási lehetőségei
Az eddig szerzett rendszerfejlesztési és üzemeltetési tapasztalatok azt mutatják, hogy a referencia cégnél működő rendszer kis- és közepes cégkategóriában különböző kereskedelmi, szolgáltató és egyszerű gyártást végző cégek irányítására alkalmas.
A közép méretű cégkategóriában - ide tartozik a referencia felhasználónk a Medirex Rt. is - jellemzően kb. 25 munkaállomással lehet számolni, ugyanakkor a dedikált Xpert rendszerünk alkalmas több, akár 100 munkaállomás kiszolgálására is.
Jellemző kis cégkategóriának gondoljuk a cégvezetőn kívül néhány alkalmazottal dolgozó cégeket is. Az ő igényeik kielégítésére dolgoztuk ki az Xpert MicroBusiness változatot, amely néhány munkaállomás működését feltételezi. Ez a "Micro" verzió is tartalmazza az Xpert rendszer teljes komplexitását és belső logikáját. A kis cégméretnek megfelelő kisebb költséget a rendszer egyes szolgáltatásainak elhagyásával, a kisebb adatbázissal, nem dedikált szerverrel és a kevesebb munkahellyel biztosítjuk. Természetesen a "kis cég" növekedését az Xpert "Micro" verzió bővítésével egészen a teljeskörű Xpert kiépítéséig tudjuk követni.
A széleskörű alkalmazási lehetőséget a kifejlesztett rendszer komplexitása és belső rugalmas logikája biztosítja. Korrekt, pontos cégfelmérés után tudatos adaptációs, testre szabási tevékenységgel - kívánság szerint néhány funkció kiegészítésével - néhány hónapos átfutási idővel elérhető, hogy az adott vállalat teljes tevékenységét átfogó, a feladatokat és azok teljesítését jól dokumentáló, a döntés-előkészítést maximálisan támogató irányítási rendszer segítse a vállalat menedzselését.
xxx A cég működése az irányítási rendszerrel
x A folyamatábra magyarázata
A rendszer a cég profiljába tartozó tevékenységeket két, egymástól jól elkülöníthető, ám szorosan egymásra épülő, az egyes elemek tekintetében szigorúan egymásból következő bizonylatrendszerrel modellezi. Ezek az áruforgalommal, kereskedelemmel és a cég által nyújtott szolgáltatásokkal összefüggésben álló bizonylatok. (A bizonylatok természetesen nem papírt, hanem elektronikus bizonylatokat jelentenek, ugyanakkor természetesen az összes bizonylat nyomtatható). A cég működésében nincs olyan művelet, amihez ne társulna valamilyen bizonylat, mely bizonylatnak létezik valamilyen előzménye is, amelyről az adott tevékenységre vonatkozó adatok származnak, "átemelődnek".
A visszaigazolt kimenő megrendelés, illetve a bejövő számla alapján történik az áru bevételezése a raktárakba, ugyanakkor a raktárból árut kivinni csak szállítólevél mellékelésével lehet. A szállítólevél származhat megrendelés visszaigazolásából, a cég által nyújtott valamely szolgáltatáshoz tartozó munkalapból, vagy átraktározásból (amikor adott áru egyik raktárból a másikba kerül). A megrendelés visszaigazolását megelőzi a terméklista alapján kiállított árajánlat, vagy ajánlatsorozat, a munkalap kiállítását pedig megelőzi az ügyféltől közvetlenül beérkező, adott szolgáltatásra bejelentett igény. Az áruforgalomhoz kapcsolódó, raktáron belüli funkciók az anyagbontás, csomagbontás és az egy szintű gyártás, melyekre szintén szigorú bizonylatolási rend vonatkozik. Az anyagbontásból (amikor adott termék több összetevőjéből új, cikkszámmal, vagy önálló gyári számmal rendelkező termék jön létre), a csomagbontásból (amikor adott áru kiszerelésén változtatva új, cikkszámmal rendelkező termék jön létre) és a gyártásból (amikor a készleten lévő áruból, új, cikkszámmal, vagy önálló gyári számmal rendelkező termék jön létre) származó termékek bevételezése a művelet végrehajtásának rögzítésekor, automatikusan történik.
A kifelé (beszerzésre) irányuló megrendelések adatai alapvetően szintén a visszaigazolt megrendelésekből származnak, de árubeszerzést természetesen bejövő megrendelés nélkül is lehet kezdeményezni. Megrendelni azonban csak a terméklistában szereplő árut lehet.
Az áru bevételezésétől kezdődően az áru alapjellemzőihez plusz információk adódnak. A napi banki árfolyamimport határozza meg az importból származó áru beszerzési árát. Az áru beszerzése és értékesítése során keletkező költségek (vám, csomagolás, szállítás) szintén bővítik adott áru paramétereinek sorát. Az áruhoz kapcsolódó szolgáltatások miatt keletkező plusz bevételek vagy kiadások szintén rögzítésre kerülnek. Az így keletkező adathalmazból, a beérkező és a kibocsátott számlák alapján, a számla adminisztrációs funkciók segítségével a cég vezetése naprakész információkat nyerhet a céggazdálkodási jellemzőkről.
A pénzügyi modulok közösítik az összes modul pénzügyi vonatkozásait és egységesített pénzügyi ügyviteli rendszert alkotnak, valamint biztosítják a pénzügyi helyzet állandó áttekinthetőségét. A rendszer automatikusan rögzíti a bankszámla adatokat és a pénztári mozgásokat, valamint a tartozás és követelés állományt.
|
|